Organiser une manifestation

La Ville accompagne et soutient les manifestations associatives en offrant la possibilité de mettre à disposition des équipements et du matériel, ainsi qu’en assurant une aide à l’organisation par l’intervention de différents services.

 

Pour faciliter l’organisation de leur manifestation, les associations sont invitées à respecter les étapes suivantes et à adresser leurs demandes et documents associés au Service Vie associative dans un délai minimum de trois mois avant la date de la manifestation.

 

Pour les manifestations organisées sur la voie publique et d’une certaine ampleur (moyens logistique et technique importants, fréquentation de public élevée, dispositif de sécurité,…), il est vivement conseillé de se rapprocher du Service Vie associative et de transmettre toutes les informations nécessaires à l’organisation un an avant la date de la manifestation.

 

 

Merci de remplir chaque document directement en ligne, de les enregistrer et de les envoyer par mail à l’adresse suivante : vieassociative@lachapellesurerdre.fr

 

Après réception et étude des différents documents, le service Vie Associative vous adressera un récapitulatif de la prise en charge et du traitement de l’ensemble de vos demandes liées à l’organisation de votre manifestation.

 

 

1. Définition de la date et du lieu

La disponibilité des équipements pouvant accueillir des manifestations est contrainte à une planification annuelle. Il convient à l’organisateur de se rapprocher des différents services gestionnaires pour formuler sa demande suivant les conditions et modalités de réservation de chaque équipement. 

 

Merci de vous rendre sur la page "Réserver une salle"
> Page "Réserver une salle"

 

Après accord de la demande de réservation, le service gestionnaire de l’équipement informe l’organisateur des conditions d’accueil de la manifestation au sein de son équipement et précise les moyens nécessaires et complémentaires à prévoir.

 

Pour les manifestations organisées sur la voie publique, merci de vous adresser au service Vie Associative et de vous référer à l’étape 3. "Réglementation et déclaration".

 

 

2. Présentation de la manifestation

Une fois la date et le lieu de la manifestation validés, l’organisateur est tenu d’informer du contenu et du déroulement de sa manifestation en remplissant la fiche descriptive d’une manifestation.

 

>  Fiche descriptive d’une manifestation

 

 

3. Réglementation et déclaration

• Manifestation sur la voie publique :
  Toute manifestation organisée sur la voie publique doit être déclarée et soumise à l’autorisation du Maire de la commune.
  Pour obtenir cet accord, l’organisateur est invité à remplir et à transmettre à la Ville la demande d’organisation d’une manifestation sur la voie publique.
  > Demande d’organisation d’une manifestation sur la voie publique

  ​Pour toutes les manifestations sportives se déroulant sur la voie publique, elles doivent être déclarées aux services de la préfecture par l’organisateur.
  > Déclaration d'organisation de manifestation sportive

• Débit de boisson temporaire : 

  La tenue d’un bar/buvette lors d’une manifestation est soumise à l’autorisation du Maire. L’organisateur est invité à remplir et à transmettre à la Ville l’autorisation d’ouverture d’un débit de boisson temporaire.
  > Autorisation d’ouverture d’un débit de boisson temporaire

• Vente au déballage (vide grenier, braderie…) :
  L’organisateur doit remplir et transmettre à la Ville la déclaration préalable d’une vente au déballage qui donnera son accord en la retournant signée.
  > Déclaration préalable d’une vente au déballage

   

  Il est également dans l’obligation de tenir un registre à disposition des services de contrôle pendant toute la durée de la manifestation. Ce registre sera à faire coter et parapher par la Ville puis déposé à la préfecture dans un délai de 8 jours après la manifestation à l’adresse suivante :
  Préfecture de Nantes
  Bureau des politiques publiques et de l’appui territorial
  10 boulevard Gaston Serpette
  44000 Nantes
   

  L’organisateur est invité à faire remplir à chaque participant le modèle de fiche d’inscription à un vide grenier faisant apparaître l’ensemble des informations nécessaires à la constitution du registre.
  > Fiche d’inscription à un vide grenier

 

 

4. Accompagnement et soutien à l’organisation

• Prêt de matériel :
  Du matériel évènementiel ainsi qu’un soutien technique et logistique des services de la Ville peuvent être mis à disposition des organisateurs.
  Pour en bénéficier, merci de remplir la convention de mise à disposition de matériel.

  > Convention de mise à disposition de matériel

• Prêt de gobelets réutilisables :
  En partenariat avec l’association Solidarité-Emploi, la Ville - dans sa démarche d’accompagner les organisateurs au geste éco-responsable - met à disposition des gobelets réutilisables.
  Pour en bénéficier, merci de remplir la convention de mise à disposition de gobelets réutilisables.
  > Convention de mise à disposition de gobelets réutilisables
• Gestion des déchets :
  L’organisateur est responsable des déchets produits sur sa manifestation.
  Pour en faciliter la gestion et le respect des consignes de tri sélectif, le Pôle Erdre et Cens met à disposition des bacs à déchets spécifiques pour les manifestations.
  Pour en bénéficier, merci de remplir la convention de mise à disposition de bacs temporaires.
  > Convention de mise à disposition de bacs temporaires
• Utilisation d’appareils électriques :
  Si des appareils électriques sont utilisés, merci de remplir la demande de raccordement d’équipements électriques accompagnée systématiquement d’un plan précisant leur emplacement sur le lieu de la manifestation.
  > Demande de raccordement d’équipements électriques
• Communication :
  Pour communiquer sur votre manifestation, la Ville dispose de différents supports de communication mis à votre disposition.
  Merci de vous rendre sur la page "Annoncer un évènement"
  > Page "Annoncer un évènement"
• Eco-manifestation :
  La Ville, dans sa politique de développement durable, encourage les organisateurs à intégrer des bonnes pratiques dans l’organisation de leur manifestation.
  Pour les accompagner, un carnet de route de l’éco-manifestation est à leur disposition.
  > Carnet de route de l’éco-manifestation